Interimschefer blir allt vanligare. Att hyra in en chef istället för att anställa kan vara en lyckad lösning när det behövs förändringskraft, någon som kan ge viktiga utifrånperspektiv eller när det snabbt behövs en viss typ av kompetens på plats. Att hyra in någon för ett visst uppdrag kräver dock, precis som med all bemanning, att man är på det klara med varför. Vad är fördelarna med att ta in en interimschef? Vid vilka tillfällen är det lämpligt? Vad är viktigt att tänka på? Så här kan en interimschef utveckla ditt företag!
Vad är fördelarna med att hyra in en interimschef?
För att snabbt kunna fylla viktiga vakanser, eller för att få in en tillfällig problemlösare som använder sin unika kompetens och sedan går vidare. Det brukar vara standardsvaren på vad en inhyrd chef kan bidra med. Visst stämmer det, men i dagsläget finns det betydligt fler anledningar till att göra en interim rekrytering.
• Rekryteringsprocesser kan dra ut på tiden. Framför allt när det handlar om att tillsätta en ny ledare. Att stressa på dem för att det saknas viktig kompetens ökar risken för en felrekrytering. Att hyra in en tillfällig chef under tiden ger chefsrekryteringen den tid processen behöver.
• Ibland krävs det en speciell kompetens för en särskild utmaning. Att hyra in den kompetensen ger en snabb och kostnadseffektiv lösning. Det är mer flexibelt att tillfälligt ta in den chef som behövs för stunden.
• Inhyrda chefer är antingen frilansare eller tillhör ett bemanningsföretag. Fungerar det inte som förväntat går det mycket lättare att byta ut personen jämfört med någon som ni har anställt. Ni kan ha en ny chef på plats samma vecka i bästa fall.
• En interimschef bidrar med ett nytt och unikt perspektiv. Någon som kommer in utifrån, och som inte är en del av den interna politiken, kan se situationen med nya ögon och komma med nya lösningar. På så sätt kan inhyrd kompetens skapa utvecklingspotential och nya synergieffekter i organisationen.
• Att komma in utifrån gör det också lättare att vara direkt och frispråkig. Interimschefer är vana vid den typen av situationer, känner sig trygga med att komma in som en förändringskraft och kan gå direkt på att lösa organisationens utmaningar. De är först och främst målinriktade och fokuserar på att uppnå de resultat de är anlitade för.
• Utifrånperspektivet ger även den inhyrda chefen en förmåga att se förbättringsmöjligheter i processer och rutiner som inte är en del av uppdraget. Ni får en effektiviseringskonsult på köpet.
Handlar behovet specifikt om säljledning finns fördelarna utvecklade i vår genomgång av vad en interim säljchef bidrar med.
Så snabbt kan en interimschef vara på plats
Normalt brukar en lämplig interimschef börja ett uppdrag inom 2-4 veckor från beställning men ibland går det fortare. Beroende på uppdragsgivarens behov och konsultens tillgänlighet kan det hända att denne startar redan efter några dagar.
En interimschef kan börja utan lång introduktion, det är hela poängen med lösningen. Men innan någon kan börja måste tre saker vara klara hos er: vad som ska levereras, vem som beslutar, och vilket mandat personen har. Är de tre klara går det snabbt, eftersom sökningen då är smal. Är de oklara går det inte snabbt, oavsett vilken leverantör ni anlitar, eftersom uppdraget i praktiken formuleras under processens gång.
Ta beslutsordningen först. Vem rapporterar interimschefen till, och vad får personen besluta om utan att fråga? Ett mandat som är oklart på den punkten kostar veckor i början av uppdraget.
Skriv ner vad som ska vara gjort när uppdraget slutar. Det är samma dokument som styr sökningen och som blir mätpunkten senare.
Förankra internt innan personen börjar. En ny chef som ingen visste skulle komma möter motstånd som inte har med personen att göra.
När är det lämpligt att hyra in en interimschef?
Att hyra in den chefskompetens som behövs är en lösning för särskilda tillfällen. Normalt sett har ett företag mer att vinna på långsiktiga chefer, både vad det gäller kostnadseffektivitet och företagsanda. Men förutom att snabbt kunna fylla kritiska vakanser finns det tillfällen när en interimschef definitivt är det bästa valet för situationen.
• För att ta tag i en särskild definierad uppgift. Det kan till exempel handla om att minska kostnader, öka vinsten eller att få in bolaget på nya marknader. Interimschefen kommer då in med sin kompetens och tar tag i uppdraget från dag ett tills det är utfört. Det behövs ingen längre rekryteringsprocess eller onboarding.
• Vid förändringsarbete eller krishantering. Det blir allt vanligare att hyra in en chef för just förändringsledning eftersom den inte har någon koppling till hur det har varit tidigare. Ska ett bolag expandera, börsintroduceras eller förändras på något annat sätt behövs det någon med rutin och kompetens som snabbt kan komma in och ta det operativa ansvaret.
• För att utveckla ledningen. Den vanligaste fällan när det handlar om att ersätta någon i ledningsposition är att rekrytera en kopia av den tidigare personen. Om det inte är trasigt, varför fixa det? Här kommer det viktiga utifrånperspektivet in igen. En inhyrd ledare med nya perspektiv och nya idéer kan utveckla ledningsgruppen medan jakten på en permanent ersättare pågår. En utveckling som har effekt långt efter det att interimschefen har gått vidare till nästa uppdrag.
• Interimschefer är också ett mer naturligt sätt att bemanna numera. Organisationer behöver vara mer agila och slimmade. Det går inte alltid att ha den kompetens som behövs internt. Att hyra in en chef vid behov gör det lättare att snabbt kunna möta plötsliga förändringar och nya utmaningar. De är experter på att snabbt sätta sig in komplexa utmaningar och att själva hitta de lösningar som behövs. Att hyra in de ledaregenskaper och den kompetens som behövs vid snabba och oväntade förändringar gör företaget mer motståndskraftigt.
Bilden bekräftas av forskningen. Viktoria Rubin, forskare vid Stockholms universitet, konstaterar att de vanligaste skälen till att hyra in tillfälligt ledarskap är att täcka vakanser, hantera kriser och driva förändring.
Skillnaden mot att ta in en konsult
En interimschef tar operativt ägarskap. En konsult ger råd.
Det är den skillnad som spelar roll i praktiken. Konsulten analyserar, rekommenderar och lämnar över. Interimschefen går in i linjen, fattar besluten, leder personalen och ansvarar för att det som beslutats också blir gjort. Det är en chefsroll, inte en rådgivande roll, och den ska ha samma befogenheter som rollen normalt har.
Behöver ni någon som bara sitter i en del av veckan finns en mellanform. Vi har beskrivit den i vår genomgång av hur fraktionellt ledarskap skiljer sig från både konsult och interim.
Viktiga saker att tänka på när ni hyr in en interimschef
Precis som med alla chefstillsättningar behövs det rätt förutsättningar för att den nya chefen ska kunna utföra sitt uppdrag. Det här är ännu viktigare när någon hyrs in för en speciell uppgift. Tydlighet och god kommunikation är A och O för att den inhyrda chefen ska kunna göra ett så bra jobb som möjligt. Så tänk på följande:
• Klargör och specificera vad uppdraget går ut på. Se till att interimschefen är väl insatt när den påbörjar sitt uppdrag. Förankra också uppdraget internt så att alla är på det klara med vad den inhyrda chefen är där för att göra. Det kan bli mycket motlut om någon okänd kommer in och börjar ändra på saker utan att syftet framgår.
• Om ni anlitar en interimschef från en konsultbyrå – var tydliga med förutsättningarna och vad det är ni beställer. Det är inte ovanligt att det ser annorlunda ut än förväntat när interimschefen väl är på plats, något som kommer ta tid för alla inblandade att reda ut.
• En inhyrd chef förväntas börja göra sitt jobb från dag ett – utan en massiv introduktion. Det är hela poängen med att hyra in en chef. Men det går att göra interimschefens jobb lättare genom att hjälpa den personen att lära känna den nya kulturen. Beskriv snabbt hur rutiner ser ut, hur ni kommunicerar, vart man ska vända sig med olika frågor, hur befogenheter och ansvar ser ut etc. Det gör att den inhyrda chefen kan jobba mer effektivt.
Så länge kan uppdraget pågå
Bestäm redan vid beställningen vad som ska hända efter två år. Anledningen är en regel som få känner till men som gäller alla som hyr in personal.
Sedan oktober 2022 finns 24-månadersregeln i uthyrningslagen. Har en inhyrd person varit placerad hos er på samma driftsenhet i sammanlagt mer än 24 månader under en 36-månadersperiod, måste ni som kundföretag antingen erbjuda en tillsvidareanställning eller betala ersättning. Enligt Kompetensföretagen ser reglerna ut så här:
| Vad gäller | Innebörd |
|---|---|
| Tröskel | Mer än 24 månader på samma driftsenhet under en period om 36 månader |
| Ert val | Erbjuda tillsvidareanställning eller betala ersättning |
| Ersättningens storlek | Två månadslöner. Tre månadslöner om ni och rollen omfattas av kollektivavtal med LO-förbund där huvudavtalet mellan Svenskt Näringsliv och LO gäller |
| Tidsfrist | Erbjudandet ska lämnas senast en månad efter att gränsen passerats |
| Undantag | Gäller inte självständiga konsultuppdrag, egenföretagare eller entreprenaduppdrag där uppdragstagaren styr utförandet |
Tre saker är värda att notera. Titeln har ingen betydelse, så det hjälper inte att kalla personen interimschef i stället för konsult. Driftsenhet har samma innebörd som i lagen om anställningsskydd, alltså den del av verksamheten som ligger i samma byggnad eller inom samma inhägnade område, och för arbete utan fast arbetsplats kan enheten knytas till den avdelning som leder arbetet. Och tackar personen nej till ert erbjudande finns ingen rätt till ett nytt erbjudande vid en senare placering.
Regeln är alltså inte ett hinder, den är en planeringspunkt. Vet ni redan från start om målet är en permanent tillsättning eller ett avgränsat uppdrag, blir 24-månadersgränsen ett datum i kalendern i stället för en överraskning. Har ni en interimschef som fungerar och som ni gärna behåller, är erbjudandet om anställning dessutom precis det utfall ni ville ha.
Vid tvistiga fall, till exempel när en placering ligger nära gränsen eller när det är oklart om uppdraget räknas som uthyrning eller som ett självständigt konsultuppdrag, ska ni stämma av med er arbetsrättsliga rådgivare.
Det här gör att uppdrag inte levererar
Ett interimsuppdrag som inte ger resultat brukar inte falla på personen. Det faller på tre saker i beställningen.
Otydligt mandat. Konsulten vet vad som ska åstadkommas men saknar mandat att ta beslut. Resultatet blir en chef som ber om lov i stället för att leda. Skriv ut befogenheterna i beställningen, inte bara målet.
Oklar beslutsrätt mot befintlig ledning. När en inhyrd chef och en ordinarie chef har överlappande ansvar utan att gränsen är dragen, hamnar teamet i mitten. Dra gränsen i förväg och kommunicera den till alla som berörs.
Bristfällig dokumentation vid överlämning. Om insatserna och insikterna från uppdraget inte dokumenteras och överlämnas vid uppdragets slut så är det lätt att den insats interimskonsulten bidragit med försvinner och inte går att bygga vidare på. Det är viktigt att du som uppdragsgivare är tydlig med dina förväntningar och redan från start har gjort klart hur överlämningen ska gå till.
Från interim till fast rekrytering
Interim och rekrytering är inte varandras motsatser. De är två steg i samma plan.
Ordningen som fungerar är att stabilisera först, bygga sedan och tillsätta permanent sist. En interimschef stoppar blödningen och får verksamheten att rulla. Under uppdraget byggs strukturen upp, och när den är på plats vet ni vad den permanenta rollen faktiskt kräver.
Det är den underskattade vinsten. Ni får ett kravprofilsunderlag som ingen rekryteringsprocess kan ge er i förväg, eftersom ni har sett rollen utföras i er egen organisation. Kravprofilen till den permanenta tillsättningen skrivs då utifrån verkligheten och inte utifrån en gissning.
För bolag som gör det här återkommande blir interimslösningar en del av ledningsstrukturen snarare än en nödlösning.
Behöver ni tillfällig kompetens? Closers är specialister på rekrytering av interimschefer och ledare på alla nivåer. Sedan starten 2012 har vi identifierat och hyrt ut chefer på tidsbegränsade uppdrag åt en rad företag. Bland de roller vi tillsätter finns bland annat interim VD, interim marknadschef, interim försäljningschef och operativ chef. Vi ser till att ditt företag får den erfarenhet och den kompetens som behövs. Hör av dig till oss!
