Att göra bakgrundskontroller vid en rekrytering är ett effektivt sätt att få en korrekt och komplett bild av en kandidat. Förutom att det säkerställer en lyckad rekrytering är det även ett sätt att skydda företaget från risker. Många svenska företag har vid något tillfälle anställt någon olämplig som inte har angett rätt uppgifter i sin ansökan.
Vi ska titta närmare på varför det är viktigt för arbetsgivaren att utföra bakgrundskontroller under rekryteringsprocessen. Vad bör man till exempel titta efter, och vilka uppgifter är relevanta att granska? En noggrann anställningsprocess är en trygghet för dig som arbetsgivare, och den leder också till att rätt person anställs.
Därför är det viktigt att göra en bakgrundskontroll när du rekryterar
När du utför en bakgrundskontroll tar du reda på om de uppgifter kandidaten angett i sin ansökan stämmer. Dessutom ger det dig en indikation på om alla relevanta uppgifter har tagits med i ansökan. Ett mer komplett informationsunderlag bidrar till en bättre rekryteringsprocess samt högre sannolikhet för ett korrekt beslut.
- Du minskar risken för felrekrytering. Närmare hälften av alla rekryteringar anses som misslyckade (sett till att den nyanställda lämnar inom 18 månader), och enligt tidningen Chefs undersökning har hela 71 % av de svenska cheferna någon gång gjort en felrekrytering. Ett misstag som vanligtvis kan kosta hundratusentals kronor att rätta till. En vanlig orsak till felrekrytering är att kandidaten säljer in sig på ett sätt som inte stämmer med verkligheten. Stockholms Handelskammare utför återkommande rekryteringsrapporter där de bland annat bevakar hur vanligt det är att kandidater förvanskar uppgifterna i sina cv:n. När de började mäta 2008 låg den siffran på 40 %, och de senaste åren har den ökat till 60 % av kandidaterna som är oärliga i sitt cv. Vanligast är att kandidaten inte håller sig till sanningen angående tidigare lärosäten och vilken examen de har. Eller så döljer de att de har varit inblandade i konkurser. Med en bakgrundskontroll checkas kandidatens påståenden mot verkligheten och arbetsgivaren får en fullständig och sanningsenlig bild.
- En annan vanlig orsak till felrekrytering är att arbetsgivaren går mer på magkänsla än på fakta. En bakgrundskontroll ger en mer komplett bild av kandidaten vilket också leder till ett faktabaserat beslutsunderlag. Ett bättre beslutsunderlag ökar möjligheterna till en framgångsrik rekrytering där den bäst lämpade kandidaten anställs.
- I de fall där det finns små skillnader mellan slutkandidaterna kan en bakgrundskontroll ge extra information som leder fram till det bästa rekryteringsbeslutet.
- Det leder till rekryteringen av en pålitlig medarbetare. I många roller, som bland annat chef, säljare, kundansvarig etc, är det oerhört viktigt med ärlighet och förtroende för att inte skada kundrelationer eller varumärke. En bakgrundskontroll visar att det inte finns några trovärdighetsproblem hos kandidaten.
Förebygg oönskade och skadliga situationer
Att genomföra en bakgrundskontroll under rekryteringsprocessen är även ett sätt att förebygga situationer som kan skada företaget. Om en kandidat har upprepade problem med till exempel dålig riskbedömning eller med att manipulera information, kan det utgöra risker för de affärskritiska funktionerna. Det kan även handla om att någon har haft rättsliga problem i samband med sina tidigare roller. Enligt den tidigare nämnda rekryteringsrapporten från Stockholms Handelskammare har 43 % av företagen som utför bakgrundskontroller råkat ut för att en kandidat gett så förvanskade uppgifter eller undanhållit så viktig information att arbetsgivaren valt att inte gå vidare med kandidaten. En bakgrundskontroll lyfter fram de eventuella risker som kan vara kopplade till kandidatens bakgrund så att de kan undvikas.
Vilka uppgifter granskas vid en bakgrundskontroll?
Hur omfattande en bakgrundskontroll är varierar beroende på faktorer som exempelvis roll och bransch, men det är överlag vanligt att granska:
- Identitet. Att kandidaten verkligen är den som den utger sig för att vara. Verifieras exempelvis genom kontroll av ID-handlingar, och i relevanta fall även uppehållstillstånd.
- Utbildning. Till exempel kontroll av examensbevis från högre utbildning.
- Arbetslivserfarenhet. Kan kontrolleras genom att följa upp referenser och tidigare arbetsgivare för att verifiera befattning, ansvar, anställningstid m.m.
- Ekonomi och kredit. Vanligt vid tjänster som har någon form av ekonomiskt ansvar. Det som brukar kontrolleras är bland annat skulder hos kronofogden och inkasso, betalningsanmärkningar, utmätningar och liknande.
- Rättsliga ärenden. Exempelvis via kontroll av belastningsregister och diarieförda ärenden hos rättsliga instanser.
Hur omfattande bakgrundskontrollen är beror till stor del på vilken typ av tjänst det handlar om. Generellt sett är att ju mer ansvar och inflytande rollen har på organisationen, desto mer noggrann blir kontrollen. Därför brukar rekrytering till exempelvis högre ledning och styrelser ha en mer omfattande bakgrundskontroll än lägre befattningar. Handlar det om nyckelpersoner kan det till exempel vara intressant för arbetsgivaren om en person har stora skulder eller skadeståndskrav. Därför brukar bakgrundskontroller även omfatta tidigare rättsärenden och pågående rättsfall.
Vad är tillåtet och vad är etiskt att kontrollera vid en bakgrundskontroll?
Det mesta av den information som samlas in under en bakgrundskontroll är offentlig och allmänt tillgänglig. Undantaget är utdrag ur belastningsregistret som endast lämnas ut på begäran av den person som uppgifterna gäller. Gällande lagar och regler som styr hanteringen av personuppgifter faller bakgrundskontroller vid rekrytering och anställning in under den rättsliga grund som kallas för intresseavvägning. Det vill säga att den som hanterar personuppgifterna behöver ha ett berättigat intresse för det. En arbetsgivare som utför en bakgrundskontroll vid rekrytering faller under det berättigade intresset.
Det går inte att samla in patientuppgifter eller uppgifter som är hemligstämplade. De flesta som utför bakgrundskontroller brukar heller inte granska uppgifter som rör familjemedlemmar, etnicitet, religion, politiska åsikter, sexuell läggning, hälsa, medlemskap och liknande personliga uppgifter. Att granska personliga uppgifter på internet och i sociala medier (så kallad cybervetting) anses generellt som både problematiskt och oetiskt, och brukar inte ingå vid bakgrundskontroller. Det viktiga vid en bakgrundskontroll är att de uppgifter som samlas in är relevanta för rekryteringsprocessen och av betydelse för helhetsbedömningen av kandidaten. De ska inte kunna leda till fördomar eller förhastade antaganden.
Det är även rekommenderat att bakgrundkontrollen genomförs med kandidatens vetskap eller godkännande. Såväl av etiska skäl som av transparens och trovärdighet. Kandidaten ska kunna känna att bakgrundskontrollen syftar till att göra rekryteringsprocessen så seriös och grundlig som möjligt. Båda parter ska känna att det handlar om förtroende för varandra och att det leder fram till en lyckad rekrytering.
Bakgrundskontroll vid rekrytering – göra den själv eller outsourca?
Att göra en bakgrundskontroll innebär att arbetsgivaren behöver kontakta många källor och register, samla in och hantera mycket data, kontrollera informationen och sammanställa den i en relevant rapport. Det kräver också kännedom om lagar och regler som GDPR. Att göra bakgrundskontrollen själv kan bli en mycket komplex och tidskrävande process. I regel går det då snabbare och blir mer kostnadseffektivt att lägga ut bakgrundskontrollen till någon annan.
Vi på Closers erbjuder våra kunder tilläggstjänsten bakgrundskontroll vid rekrytering. Där kompletterar vi rekryteringsprocessen med en mer omfattande kontroll av en kandidats bakgrund. Vi granskar personuppgifter, ekonomi, bolagsengagemang och rättsärenden. Därefter sammanställer och analyserar vi informationen och presenterar den som en rapport med eller utan rekommendation beroende på nivå. Vi kan även utföra mer omfattande kontroller om så behövs. Prata med oss på Closers så berättar vi mer om hur du rekryterar pålitliga medarbetare som bidrar till er framgång!
